NORMATIVA D’APLICACIÓ:

– Directiva 2010/45/UE, de 13 de juliol de 2010, per la que es modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema comú de l’Impost sobre el Valor Afegit, en el que respecta a les normes de facturació.

– Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel que s’aprova el Reglament pel que es regulen les obligacions de facturació.

– Ordre EHA/962/2007 per la que es desenvolupen determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures, que manté la seva vigència en quant no s’oposi al Reial Decret 1619/2012 anterior.

FACTURA ELECTRÒNICA EN EL SECTOR PÚBLIC

Des del 15 de Gener de 2015 és obligatori facturar de forma Electrònica a tots els ORGANISMES DE L’ADMINISTRACIÓ PÚBLICA:

– Administració General de l’Estat (Estatal).

– Comunitats Autònomes (Autonòmica).

– Administració Local (Ajuntaments, Diputacions Provincials, Cabildos i Consells insulars, etc.).

I també a:

– Organismes autònoms.

– Universitats Públiques.

– Entitats de dret públic.

– Òrgans constitucionals.

– Mútues d’accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social.

Poden quedar exemptes les factures que el seu import sigui fins a 5.000 €, sempre que l’Administració pública pertinent així ho indiqui de forma reglamentària. Es crearà a tal efecte un punt general d’entrada de factures electròniques per cadascuna de les Administracions, en la que els proveïdors presentaran i tramitaran les factures que hauran d’estar en el format FACTURAE 3.2.1.

FACTURA ELECTRÒNICA EN EL SECTOR PRIVAT ENTRE EMPRESES 
Des de el 15 de Gener de 2015 també podrà ser obligatori facturar de forma electrònica a les empreses amb més de 100 empleats o bé amb un volum anual d’operacions superior a 6.010.121 € 
Serà obligatori usar aquest format amb aquelles empreses que ho haguessin sol·licitat de forma expressa.

OBLIGACIONS DE L’EMISSOR D’UNA FACTURA ELECTRÒNICA

Les obligacions que té la persona que fa una factura electrònica son:

  • Crear la factura en una aplicació informàtica complint amb els requisits mínims exigits d’una factura.
  • Assegurar-se de la llegibilitat en el format original.
  • Garantir l’accés a les factures ja sigui en la seva visualització, recerca selectiva, còpia o descàrrega de la 
mateixa, i la seva impressió.
  • Conservar les dades de la factura, no és necessari conservar la factura sinó la base de dades que l’ha generat.
  • Comptabilitzar la factura.
  • Garantir l’autenticitat, integritat i llegibilitat de les factures que expedeixi o conservi mitjançant els controls de 
gestió habituals de la seva activitat empresarial o professional. L’únic requisit d’aquests controls de gestió és que hauran de permetre la creació d’una pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis.

Nota: Malgrat que amb la nova normativa ja no és obligatòria la signatura digital certificada, es reconeix aquesta com a garantia de l’origen de la factura i de la integritat de les dades. D’aquesta forma, els usuaris poden certificar l’autenticitat i integritat de les factures electròniques mitjançant tres vies:

– Mitjançant una signatura electrònica avançada creada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatures o mitjançant un certificat reconegut.
- Mitjançant un sistema de intercanvi electrònic de dades (EDI), tal como es defineix en l’acord relatiu a aquest intercanvi prevegi la utilització de procediments que garanteixin l’autenticitat de l’origen i la integritat de les dades.

– Mitjançant altres mitjans que els interessats hagin comunicat a l’Agència Estatal d’Administració Tributària amb caràcter previ a la seva utilització i hagin estat validats per la mateixa.

OBLIGACIONS DEL RECEPTOR D’UNA FACTURA ELECTRÒNICA

– La persona que rep una factura també té una sèrie d’obligacions que són:

Rebre la factura, assegurant-se de que compleix amb els requisits mínims exigits i que la signatura electrònica 
és segura.

Conservar la factura rebuda en el seu format original o bé delegar aquesta funció a un tercer.

– Assegurar-se de la llegibilitat en el format original.

Garantir l’accés a la factura ja sigui en la seva visualització, recerca selectiva, còpia o descàrrega i impressió.

FORMAT DE LA FACTURA ELECTRÒNICA Quan parlem de format de la factura ens referim al fitxer que suporta el contingut legal de la factura.
Es poden utilitzar diversos formats al fer una factura electrònica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre altres. 
Els formats utilitzats amb més freqüència són:

  • PDF: s’acostuma a utilitzar quan el destinatari és un particular, un professional o una pime amb la finalitat de guardar electrònicament la factura.
  • XML: aquest format és el que utilitza l’Agència Tributària, facturae.
  • EDIFACT: s’acostuma a utilitzar quan l’enviament es realitza d’ordinador a ordinador, i el destinatari sol ser una 
empresa que tracte de forma automatitzada la informació …
  • CONSERVACIÓ DE LES FACTURES ELECTRÒNIQUES
  • Hi ha la obligació de conservar les còpies de les factures electròniques expedides durant el termini previst en la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària, igual que si s’hagués tractat d’una factura en paper.
  • Igual que amb les factures en paper, les factures electròniques han de conservar-se de manera que es garanteixin:

 

Llegibilitat:

  • Significa que la factura electrònica pugui ser llegida per humans.
  • Aquest requisit ja el faciliten els programes informàtics de facturació electrònica o els programes 
d’ofimàtica (com els processadors de text). També poden facilitar-la serveis en línea a través d’Internet.

Autenticitat de l’origen de la factura:

Significa que es te que garantir la identitat del proveïdor dels béns o prestador dels serveis facturats, i la del emissor de la factura, en cas de no ser el mateix.

Integritat del contingut de la factura:

  • – Significa que es té que garantir que el contingut de la factura no hagi estat modificat.
  • – Aquests dos últims requisits ja estan garantits per la signatura electrònica de la factura que es va 
realitzar al crear la factura electrònica.
  • – També s’ha de garantir l’accés a aquelles per part de l’Administració tributària sense demora, 
excepte causa degudament justificada. En el cas particular de les factures electròniques, es garantirà l’accés en línea a les dades així com la seva càrrega remota i utilització per part de l’Administració tributària.